Préparer votre première simulation RoxDesk

1. Ouvrir votre espace organisateur

Ouvrez l’application RoxDesk et saisissez les identifiants qui vous ont été fournis. Ce guide concerne les organisateurs ayant déjà accès. En cas de difficulté, contactez le support; n’envoyez jamais votre mot de passe.

Préparez le nom, la date, la liste d’inscrits et le premier départ de l’événement. Utilisez l’ordinateur et le navigateur prévus pour l’organisation. L’application conserve actuellement les événements dans ce navigateur, sans synchronisation entre appareils. Téléchargez des sauvegardes régulièrement.

2. Créer votre simulation

1. Ouvrez Réglages → Événements puis sélectionnez + Nouvel événement. Vous pouvez aussi utiliser + Nouveau à côté du sélecteur d’événement.
2. Saisissez un nom clair, par exemple celui de votre salle et la date de simulation.
3. Saisissez la date au format AAAA-MM-JJ puis confirmez. Vérifiez-la bien, car les départs prévus utilisent cette date.
4. Vérifiez que le nouvel événement est sélectionné. Ouvrez Participants pour confirmer que vous travaillez sur le nouvel événement vide, et non sur un exemple.

3. Ajouter vos athlètes et équipes

1. Ouvrez Participants → + Ajouter un participant.
2. Renseignez le nom et les coordonnées utiles de l’athlète, puis choisissez la bonne Division.
3. Pour les doubles ou relais, indiquez les autres membres dans Noms des partenaires. Une équipe correspond à une seule inscription, pas à une inscription par coéquipier.
4. Vérifiez Statut d’adhésion, Statut du paiement ainsi que les Contraintes particulières, puis sélectionnez Enregistrer. Indiquer un statut de paiement ne prélève aucun paiement.
5. Répétez pour les autres inscriptions. Vérifiez noms, divisions et doublons avant de générer les vagues.

Pour une liste plus importante, Importer un CSV ajoute plusieurs inscriptions à la fois. Les noms de colonnes acceptés comprennent First Name, Last Name, Email, Division et Partner Names. Recopiez exactement les divisions depuis l’application. Testez d’abord quelques lignes : l’import ajoute des inscriptions, donc importer deux fois le même fichier peut créer des doublons.

4. Créer et vérifier le planning

1. Ouvrez Planning.
2. Définissez Heure de début de l’événement, Intervalle entre les vagues (minutes) et Durée de course (minutes). L’intervalle règle l’écart entre départs ; la durée de course est une estimation pour la préparation.
3. Sélectionnez Générer / Régénérer le planning complet.
4. Vérifiez chaque division, horaire et affectation. Résolvez les Alertes de contraintes et confrontez la capacité à l’espace, l’équipement et au personnel disponibles.
5. Déplacez les participants entre vagues si nécessaire. Évitez ensuite de régénérer le planning, sauf si vous voulez reconstruire les vagues et affectations.

Consultez le guide du planning pour les ajustements manuels et inscriptions tardives. Ne publiez pas les départs avant d’avoir vérifié l’ensemble du planning.

5. Préparer votre équipe et vos écrans

Si vous utilisez les affectations des bénévoles, ajoutez votre équipe dans Bénévoles, consultez Stations et vérifiez la couverture et les conflits dans Tableau de bord.

1. Ouvrez Écrans puis choisissez Ouvrir l’écran sur Liste des départs pour vérifier la vue publiée.
2. Ouvrez les écrans nécessaires, par exemple Prochaine vague et Classement. Un classement reste vide tant qu’aucun résultat n’existe.
3. Vérifiez la lisibilité sur l’écran réel. Ouvrez les affichages dans le même navigateur et connectez cet ordinateur à l’écran ; un lien copié sur un autre appareil ne transporte pas les données.

Consultez le guide des écrans avant de partager des liens avec les athlètes.

6. Répéter et sauvegarder

Pour répéter, créez un événement distinct avec des participants fictifs et une date future. Cette date évite les départs automatiques pendant le test. Générez un petit planning, ouvrez En direct, lancez une vague d’essai avec Démarrer la vague maintenant, puis enregistrez une arrivée avec Terminer la course. Vérifiez le temps dans Résultats. Gardez ces résultats d’essai séparés de l’événement réel.

Revenez à votre événement réel et vérifiez son nom, sa date, ses inscrits et ses vagues. Allez dans Réglages → Sauvegarde → Télécharger une sauvegarde et conservez le fichier JSON en lieu sûr, hors du navigateur. Il contient tous les événements locaux. Consultez le guide de sauvegarde et restauration avant de remplacer des données.

7. Organiser la simulation et exporter les résultats

1. Le jour de la course, ouvrez le bon événement dans le même navigateur. Gardez la page organisateur ouverte et l’ordinateur éveillé.
2. Ouvrez En direct et vérifiez l’état de départ des vagues. Avec les départs automatiques activés, les vagues peuvent démarrer à l’heure prévue si une page administrateur reste ouverte. Pour une vague non démarrée, utilisez Démarrer la vague maintenant au départ réel.
3. À l’arrivée, trouvez le bon athlète ou la bonne équipe et sélectionnez Terminer la course. Confirmez le temps et le badge Enregistré .
4. Ouvrez Résultats, vérifiez les temps, appliquez les filtres utiles et sélectionnez Exporter en CSV.
5. Téléchargez une nouvelle sauvegarde JSON après l’événement. Conservez un relevé de chronométrage indépendant pour ne pas perdre toutes les traces en cas d’erreur humaine ou du navigateur.

Consultez le guide du chronométrage pour corriger les départs et les arrivées enregistrées par erreur.

Si un élément manque

Aucune commande de modification ? Vérifiez votre accès organisateur et que l’événement n’est pas verrouillé. Aucun participant ou aucune vague ? Vérifiez l’événement et le navigateur utilisés lors de la préparation. Un autre navigateur ou appareil possède son propre stockage.

Pour obtenir de l’aide, indiquez l’écran, les actions essayées et le message d’erreur. Masquez les informations des athlètes dans vos captures et n’envoyez ni mots de passe ni fichiers de sauvegarde complets.